Case Arkkitehtitoimisto Tark Oy: “CRM vapautti kymmeniä tunteja asiantuntijatyöhön”
Korjausrakentamiseen erikoistunut Arkkitehtitoimisto Tark Oy on löytänyt oman selkeän paikkansa markkinassa. Yritys keskittyy erityisesti linjasaneerauksiin – segmenttiin, jota harva arkkitehtitoimisto valitsee ydinalueekseen.
“Toimiala on tavallaan kapea, mutta työtä riittää. Linjasaneeraukset mielletään usein tekniseksi tekemiseksi, mutta meille se on ollut oikea valinta”, kertoo toimitusjohtaja Olivia Järvinen.
Kun projektien määrä kasvoi ja työ muuttui yhä monimutkaisemmaksi, arjen suurin haaste ei kuitenkaan liittynyt itse suunnittelutyöhön – vaan tiedonhallintaan.
Hajanaisesta arjesta hallittuun kokonaisuuteen
Ennen CRM:n käyttöönottoa Tarkin arki oli monelle pk-yritykselle tuttu.
Tieto oli hajallaan eri paikoissa: Excel-taulukoissa, puhelimen muistiinpanoissa, pilvipalveluissa ja kansiorakenteissa. Jokainen järjestelmä toimi yksinään, mutta kokonaiskuvaa oli vaikea hahmottaa.
“Kaikki toimi tavallaan, jos tiesit itse mistä etsiä. Mutta jos joku ulkopuolinen olisi tullut mukaan, olisi pitänyt selittää viisi eri paikkaa, mistä tieto löytyy – ja varmistaa vielä, että ne ovat keskenään ajan tasalla.”
Hajanaisuus ei ollut pelkästään käytännön ongelma, vaan myös riski. Tiedon pirstaloituminen lisäsi virheiden mahdollisuutta ja teki arjesta raskaampaa kuin sen olisi tarvinnut olla.
Yksi järjestelmä muutti tekemisen logiikan
Ratkaisu löytyi, kun Tark otti käyttöön Melba Digitalin CRM-järjestelmän.
Keskeinen muutos ei ollut vain uusi työkalu, vaan tapa, jolla tieto ja tekeminen yhdistyivät.
“Kun kirjaan tunnit, ne näkyvät heti projektilla. Kaikki on yhdessä paikassa ja liittyy toisiinsa. Enää ei tarvitse yhdistellä tietoa eri lähteistä.”
Tämä yksinkertainen muutos teki arjesta läpinäkyvämpää. Projektien tilanne, käytetty aika ja laskutuksen pohjat löytyvät kaikki samasta näkymästä. Samalla manuaalinen työ väheni merkittävästi.
“Se on meidän kokoinen järjestelmä”
Tarkille oli tärkeää löytää ratkaisu, joka vastaa yrityksen kokoa ja toimintatapaa.
Suurissa organisaatioissa käytetyt järjestelmät olivat aiemmin tuntuneet raskailta ja osittain jopa turhilta.
“Monissa isoissa ohjelmistoissa on paljon sellaista, mitä ei käytä tai ei edes pysty käyttämään. Se tekee niistä helposti kankeita.”
Melban ratkaisu erottui juuri keveydellään ja muokattavuudellaan.
“Se tuntuu meidän kokoiselta. Siinä on tietynlainen hierarkinen keveys – se ei ole liian raskas, mutta silti riittävän kattava.”
Yhteistyö, jossa ei jää yksin
Tekninen ratkaisu oli vain osa kokonaisuutta. Yhtä tärkeäksi nousi tapa, jolla järjestelmä otettiin käyttöön ja kehitettiin eteenpäin.
“Tuki on ollut aina saatavilla ja juuri silloin kun sitä tarvitsee. Esimerkiksi ensimmäinen laskutus tehtiin yhdessä. Se oli tärkeä hetki, jossa ei halunnut tehdä virheitä.”
Yhteistyö kuvataan käytännönläheiseksi ja aidoksi. Sen sijaan, että asiakas jätettäisiin ohjeiden varaan, asioita käydään läpi yhdessä, konkreettisten esimerkkien kautta.
Lisäksi Tark on päässyt vaikuttamaan myös itse järjestelmän kehitykseen.
“On ollut hienoa, että käyttäjänä voi sanoa, että ‘olisipa hyvä jos tämä toimisi näin’ – ja siihen oikeasti reagoidaan. Se ei ole itsestäänselvyys.”
Kymmeniä tunteja säästöä kuukaudessa
Suurin hyöty näkyy ajassa.
“Puhutaan kymmenistä tunneista kuukaudessa, mitä säästyy, kun tieto on yhdessä paikassa ja kirjataan vain kerran.”
Erityisesti projektien määrän kasvaessa vaikutus korostuu. Kun samanaikaisesti on käynnissä kymmeniä projekteja, yksittäisten työvaiheiden automatisointi ja tiedon selkeys muuttuvat kriittisiksi.
“Kun projekteja oli paljon samaan aikaan, kaikki tieto tuli järjestelmästä valmiina ja siististi. Se helpotti todella paljon.”
Kenelle Melba CRM -ratkaisu sopii?
Järvisen mukaan Melba CRM toimii parhaiten yrityksille, joissa halutaan yhdistää selkeys ja joustavuus.
“Näen tämän erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten työkaluna. Silloin organisaatio ei ole vielä liian jäykkä, ja järjestelmä pystyy mukautumaan tekemiseen.”
Keskeinen tekijä on mahdollisuus vaikuttaa.
“Jos haluaa järjestelmän, jota voi oikeasti muokata omiin tarpeisiin, tämä on siihen todella hyvä vaihtoehto.”
Kehitys jatkuu
Yhteistyö ei ole päätepiste, vaan jatkuva prosessi.
“Kokemuksen kasvaessa myös kehitysideat kasvavat. Ja on hyvä tunne, että niihin voi oikeasti vaikuttaa.”
Tarkin tapauksessa suurin muutos ei ollut pelkästään uusi järjestelmä, vaan tapa tehdä työtä. Kun tieto on yhdessä paikassa, myös päätöksenteko, laskutus ja arjen hallinta muuttuvat selkeämmiksi. Ja juuri siinä syntyy todellinen tehokkuus.
Haluatko tehostaa yrityksesi projektinhallintaa? Varaa ilmainen demo ja katsotaan, miten Melba Digital voi auttaa teitä säästämään aikaa.
